إن جميع السجلات الطلابية وما يتعلق بها من أمور مالية تعتبر خاصة وسرية، ويتم حفظ السجلات الطلابية والاحتفاظ بها لأغراض إدارية. وبالتالي يقتصر الاطلاع على هذه السجلات على الطالب نفسه والموظفين المسؤولين في الجامعة المرخص لهم بذلك كما هو موضح فيما يلي.
أما إطلاع أي أشخاص آخرين فيتطلب موافقة كتابية صريحة من الطالب، ويستثنى من ذلك والدا الطالب أو ولي أمره قانونياً.
أما ما يتعلق بتحديد المصلحة التعليمية القانونية للاطلاع على هذه السجلات، فيقوم بذلك أخصائي السجلات الطلابية لكل حالة على حدة. في حال تضمنت الاتفاقيات بين الطالب وإحدى الهيئات الخارجية التي تكفله أو ترعاه أن يكون لهذه الهيئات الحق في الاطلاع على سجلات الطالب، فعلى الطالب أن ينص على إصدار هذه السجلات لتلك الهيئات ويوقع طلباً بمجرد التحاقه بالجامعة.
عندما يتولى الطالب وظيفة بجامعة قطر فإنه يعد موظفاً بها ومن ثم فإنه في بعض الأحيان قد يطلب منه معرفة بعض المعلومات السرية، ولذلك يطلب منه:
- التوقيع على إقرار السرية المتعارف عليه بالجامعة
- عدم إفشاء أية معلومات سرية خاصة بها وما يمت إليها بصلة كمعلومات خاصة بالطلاب أو أعضاء هيئة التدريس أو الموظفين.
أما إفشاء أية معلومات سرية عن قصد فقد يؤدي إلى اتخاذ إجراءات تأديبية قد ينتج عنها إيقافه عن العمل أو طرده من الجامعة.